Mise à jour le 22 avril 2020

Focus éclairage

Focus : Quel impact sur la tenue des assemblées générales d’approbation des comptes

publié le 06/04/2020

La période d’approbation des comptes annuels a débuté et avec elle son flot de réunions de conseils d’administration et d’assemblées générales d’actionnaires d’ici la fin du mois de juin 2020. Cependant les mesures de confinement prises par le gouvernement français pour faire face à l’épidémie de covid-19 vont compromettre la tenue physique de ces réunions.

  • La tenue dématérialisée ou à distance des assemblées est-elle possible ?
Au cours des années passées, diverses mesures législatives et réglementaires ont facilité le recours, par les sociétés, à des moyens dématérialisés (réunion par visioconférence ou autres moyens de télécommunication et vote par des moyens électroniques) pour la tenue des assemblées générales.

Toutefois, un certain nombre de restrictions demeurent, par exemple le fait que le recours à de tels procédé doive être expressément prévu dans les statuts pour pouvoir être mis en œuvre ; or, de nombreuses sociétés, notamment les plus petites, n’ont pas modifié leurs statuts pour bénéficier de cette faculté.

Par ailleurs, et notamment pour les sociétés ne pouvant employer de moyens dématérialisés, il demeure possible d’avoir recours à des formulaires de vote par correspondance, ou encore à la représentation des associés, qui peuvent conférer des mandats de représentation, le tout, dans les conditions légales, réglementaires et statutaires applicables.

  • Quelles mesures le Gouvernement a adopté pour faire face à cette situation ?

Compte tenu de la situation actuelle, le Gouvernement a adopté, d’une part, des mesures ayant pour objet d’adapter les conditions et modalités de tenue des assemblées aux impératifs sanitaires et, d’autre part, des mesures de report des délais d’approbation des comptes.

1. Aménagement des conditions et modalités de tenue des assemblées générales

L’article 4 de l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 facilite le recours à une conférence téléphonique ou audiovisuelle pour la tenue des assemblées générales, en permettant l’utilisation de ces procédés quel que soit l’objet de la décision soumise à l’assemblée, et sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire, ni ne puisse s’y opposer.

Ces moyens techniques doivent cependant remplir certaines conditions, à savoir :
    • permettre l’identification des membres de l’assemblée
    • transmettre au moins la voix des participants
    • permettre la retransmission continue et simultanée des débats

Cette possibilité a vocation à être mise en œuvre lorsque le nombre de membres est restreint, ce qui facilite leur identification.

Par ailleurs, l’article 6 de l’ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020 prévoit qu’il peut être décidé de procéder par voie de consultation écrite, lorsque la loi prévoit que les décisions des assemblées peuvent être prises de cette manière, et ce, quel que soit l’objet de la décision soumise à l’assemblée, et sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire, ni ne puisse s’y opposer. 

Enfin, en cas de recours à des pouvoirs de représentation et à des formulaires de vote à distance, le décret 2020-418 du 10 avril 2020 prévoit la possibilité, pour les membres de l’assemblée, de transmettre les pouvoirs et les formulaires de vote à la société par voie électronique, à l’adresse électronique mentionnée dans la convocation, si l’organe compétent pour convoquer l’assemblée décide de faire usage de cette faculté.

2. Report de l’assemblée générale
Il est aussi possible de reporter l’assemblée. En effet, l’article 4 de l’ordonnance n°2020-318 aménage exceptionnellement le délai d’approbation des comptes en prévoyant que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par l’article 4 de la loi du 23 mars 2020, soit avant le 24 juin 2020, voient leur délai pour procéder à l’approbation de leurs comptes et des documents joints prorogé de 3 mois lorsque le commissaire aux comptes n’a pas émis son rapport avant le 12 mars 2020.

Ainsi, deux hypothèses sont envisageables :
  • Hypothèse 1 : la date de report envisagée se situe dans le «délai étendu» (i.e. délai légal prorogé de trois (3) mois) : Dans ce cas, sous réserve du respect des conditions fixées par l’ordonnance, l’entreprise bénéficie automatiquement de la prorogation du délai étendu, sans qu’aucune démarche ne soit nécessaire.
  • Hypothèse 2 : la date de report envisagée se situe après le délai étendu, ou la société ne remplit pas les conditions pour bénéficier du report automatique : Dans ce cas, une prolongation supplémentaire du délai doit être sollicitée dans les conditions prévues par les règles normalement applicables, c’est-à-dire au moyen d’une demande de report de l’assemblée générale annuelle auprès du Président du Tribunal de Commerce compétent.